Office Manager / Executive Assistant / Bürokauffrau / Bürokaufmann

JOIN Capital

Berlin, Germany

Full time

Operations

Jan 17

In einem jungen und ambitionierten Team suchen wir diejenige Person, die das Unternehmen aus dem Büro heraus zusammenhalten kann; und allen Kollegen hilft, effektiver zu sein.

Wir brauchen Unterstützung für alle administrativen und koordinativen Tätigkeiten zusammen mit unseren Dienstleistern. Wir brauchen Unterstützung bei der Planung unserer vielen Veranstaltungen und bei unserem Außenauftritt. Wir suchen die richtige Person, um unser schnelles Wachstum gestaltend unterstützen zu können.

RESPONSIBILITIES

  • Intelligente Gesamtorganisation des Büros, inklusive der täglichen Kontakte mit Dienstleistern und Lieferanten.
  • Reise- und Terminkoordination in der Assistenz für die Geschäftsführung und das Investmentteam (ca. 10 Mitarbeiter). Kontaktmanagement / CRM.
  • Dokumentenmanagement: Koordination des Flusses von Verträgen, Belegen, Vertraulichkeitserklärungen u.a. zwischen Anwälten, Steuerberater, Investoren und anderen Parteien. Verlässliche Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen aus allen Richtungen.
  • Planung und Umsetzung von Vor-Ort und virtuellen Veranstaltungen jeder Größe, vom Investorenlunch bis zur Jahrespräsentation
  • Verantwortung für diverse Projekte und laufende Aufgaben innerhalb des Teams, wie z.B. Pflege der Website, Koordination des Newsletters, Koordination des Rekrutierungsprozesses für neue Mitarbeiter, etc.
  • Unterstützung im (internationalen) Wachstum des Unternehmens

IHR PROFIL

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 bis 5 Jahre Erfahrung in der Tätigkeit als Bürokaufmann/-frau; oder vergleichbare Arbeitserfahrung
  • Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung im gesamten administrativen Spektrum (Reisetätigkeit, Terminkoordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Projektkoordination)
  • Sicheres Auftreten sowie selbstständige, strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise – Sie sind der Anker vor Ort im Büro und der erste Anlaufpunkt für Mitarbeiter und Investoren
  • Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern; vor Ort in Berlin, Virtuell, oder aus der Ferne an anderen Orten
  • Vertrautheit mit üblichen Software-Paketen (Office / Google, Unternehmen-Online, Slack, Zoom etc.) und schnelle Auffassungsgabe für spezialisierte Programme (v.a. im Bereich der Verwaltung von Investmentfonds)
  • Verhandlungssichere bis muttersprachliche Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Kontakt mit Anwälten, Investoren, Behörden etc.), sehr gute bis fließende Kenntnisse in Englisch.
  • Für einen Venture Capital Fonds relevante Erfahrung ist ein Vorteil: Venture Capital, Private Equity, Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfung etc.

WARUM WIR?

  • Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem schnell wachsenden, erfolgreichen Unternehmen am Standort Prenzlauer Berg, Berlin
  • Viel Gestaltungsspielraum in einem innovativen Tätigkeitsfeld. Eine Position, die verantwortungsbewusste Detailarbeit und kreative Projektarbeit kombiniert
  • Mitarbeit in einem internationalen, dynamischen und motivierten Team mit erfahrenen Führungskräften.
  • Arbeit mit einigen der aufregendsten neuen Technologieunternehmen Europas.

CONTACT

hello@join.capital

ÜBER UNS

Join Capital ist ein schnell wachsender Venture-Capital Fonds, der in ganz Europa in junge Unternehmen investiert, die neue Technologien entwickeln. Unsere Aufgabe ist es, risikobereite Geldgeber und Unternehmensgründer mit bahnbrechenden Ideen zusammenzubringen. Wir haben bereits in über 20 Unternehmen investiert; und haben die Passion, Ambition und die Ressourcen um viele weitere Gründer und ihre Technologien zu unterstützen.

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